Organiseer Passion Week in jouw stad
Een Passion Week is een week van events op de universiteit en/of hogeschool die open zijn voor iedereen, onafhankelijk van overtuigingen of geloof. Hierbij wordt ingegaan op vragen die er onder studenten zijn over het leven, geloof en God.
In de middag worden de onderwerpen in talks belicht vanuit een christelijk perspectief, waar voldoende ruimte wordt geboden voor een open dialoog hierover tussen christelijke en niet-christelijke of zoekende studenten. Het avondprogramma is qua thema vaak lichter en activiteiten zijn luchtiger, zoals een muziekavond.
Vind je het leuk om hierbij betrokken te worden in jouw stad? Wij verbinden je graag met het lokale team. Stuur ons daarom snel een berichtje via de contactpagina.
Om ervoor te zorgen dat het team effectief functioneert is er een teamleider nodig. Deze neemt de leiding in vergaderingen en kan de andere teamleden bijstaan. Het is belangrijk dat de teamleider overzicht houdt van wat er speelt en welke taken er gedaan moeten worden. De teamleider kan ook het belangrijkste aanspreekpunt zijn met het Passion Week landelijk team.
Team
Je bent de voorzitter of teamleider van een team, en je wil dat het team goed kan samenwerken. Een aantal tools en tips die daarbij helpen:
- Het is goed om een beeld te hebben van de functies van de commissieleden en af en toe te informeren en vragen of er hulp nodig is. Het is niet de bedoeling dat je hun taken op je neemt, maar dat je hen helpt zodat ze hun taken kunnen doen.
- Jij hebt het overzicht, en communiceert met je team
- Omdat jij de voorzitter bent van jouw team willen wij vanuit IFES jou een handje helpen om je taak nog beter uit te voeren. Jouw contactpersoon vanuit PW landelijk neemt contact met je op om jou aan te melden voor IFES-Fellows en er wat meer over te vertellen.
Vergaderingen
Om goed te kunnen vergaderen is het nodig om te weten waarom jullie vergaderen. De voorzitter maakt samen de secretaris de agenda voor de volgende vergadering. Daarvoor informeert hij bij de commissieleden wat er geagendeerd moet worden. Tijdens de vergaderingen zorgt hij ervoor dat iedereen heeft kunnen zeggen wat hij gezegd wil hebben, en zich gehoord voelt. Denk goed na wat de beste manier van vergaderen is voor jullie team.
Gastheer
Als voorzitter van de Passion Week commissie ben je ook de gastheer/-vrouw van de activiteiten. Je ontvangt de sprekers, of zorgt ervoor dat ze hartelijk worden ontvangen door iemand anders van de commissie. Daarnaast ontvang je de gasten die op jullie activiteiten afkomen, en zorg je ervoor dat ze zich welkom voelen.
Het organiseren van een evenement kost geld. Het is daarom belangrijk dat er iemand is die zich focust op het zoeken van sponsors en op hoeveel geld er nodig is. Denk hierbij aan het uitbetalen van sprekers, locaties en dergelijke en het op orde houden van de rekening. Sponsorgeld kan bijvoorbeeld te verkrijgen zijn door bij verenigingen, bedrijven en (lokale) kerken een praatje te houden over wat jullie gaan doen en een collecte te vragen. Dit kan uiteraard ook gedelegeerd worden.
De financiën gaan allemaal via een rekening van IFES, zodat het overzichtelijk blijft, en jullie geen aparte rekening hoeven op te zetten. Je maakt een begroting van alle kosten die je denkt te gaan maken. Een gemiddelde Passion Week heeft vaak een begroting van zo’n 2000 euro, waarvan het meeste geld in locaties en sprekers zit. Denk groots in mogelijkheden.
Om ervoor te zorgen dat er gasten komen op de Passion Week, is er publiciteit nodig. Als PR-lid van de Passion Weekcommissie denk je hierover na. Je bent verantwoordelijk voor het bedenken van een promotieplan en publiciteitsuitingen. Denk bij de promotie enerzijds aan (christelijke) studenten die hun klasgenoten en vrienden uit kunnen nodigen, maar ook de studenten die op het moment zelf een flyer in de hand gedrukt krijgen of stunts op campus. Voor de publiciteit kun je gebruik maken van flyers, Instagramposts en verenigingsbladen.
Daarnaast zorg je voor zichtbaarheid tijdens en na de week. Je zorgt er dus voor dat er beeldmateriaal tijdens de week wordt gemaakt.
Plan
Om een effectieve promotie te hebben, is het belangrijk dat je van tevoren een plan maakt. Wat wil je communiceren en op welk moment? En op welke manier doe je dit? Ook als je betaalde promotie op sociale media wil zetten, moet je hier een plan voor hebben. Dit doe je in overleg met je penningmeester en stuur je mee met de begroting.
Handboek
De designs hiervoor en een logo maak je in de huisstijl van Passion Week. Hier is een handboek voor gemaakt. In het handboek staat nog uitgebreider beschreven wat er van je wordt verwacht als je je bezighoudt met de PR en communicatie. Er staan ook tips in voor een goede communicatiestrategie online en offline. Omdat het belangrijk is om de huisstijl goed te gebruiken, stuur je je design voor het plaatsen of drukken langs ons. Zo houden we Passion Week zichtbaar en herkenbaar.
Website
Elke stad heeft een eigen pagina op de website van Passion Week en verenigingen en kerken hebben ook informatie nodig. Om de informatie en de poster op de website te zetten, neem dan contact op met de management assistent van de Passion Week.
De eventmanager is degene die verantwoordelijk is voor de praktische zaken. Deze persoon regelt de locatie(s), vrijwilligers, muziek, eten en drinken en inrichting voor de bijeenkomsten. Aan de hand van een overzichtelijk draaiboek, weet de hele commissie waar hij/zij wanneer wordt verwacht en loopt de week op rolletjes!
Locaties
De eventmanager is op de hoogte van wat waar en wanneer gebeurt. Hij regelt de locaties van de events, zorgt ervoor dat de vrijwilligers weten hoe laat en waar ze moeten zijn om bijvoorbeeld de lunch voor te bereiden, en zorgt ervoor dat hij op de hoogte is van wie van de gasten waar ondergebracht zijn.
Contactpersoon
De eventmanager is de contactpersoon van de Passion Week. Hij is op de hoogte van wat er gebeurt en nodig is. Met praktische vragen kan iedereen bij de eventmanager terecht.
Gasten
Een Passion Week heeft sprekers, en vaak ook een spreker die meerdere dagen langskomt om de lunch-talk te geven. Dat kan een spreker uit het buitenland zijn. Zorg ervoor dat hij onderdak heeft, met een ruimte waarin hij zich kan terugtrekken. Zorg ook voor een manier zodat hij zich makkelijk kan verplaatsen in de stad. Vaak is een fiets genoeg.
Daarnaast gebeurt het regelmatig dat er een groep studenten uit het buitenland langskomt om te helpen bij de Passion Week. Dit is heel fijn, want dit is niet alleen meer betrokkenheid, maar ook meer hulp. Biedt hun onderdak in koppels. Zorg ervoor dat dit goed geregeld is, en dat ze gastvrij ontvangen worden.
De relatiebeheerder heeft de verantwoordelijkheid om de verenigingen te betrekken bij de Passion Week. Natuurlijk is het de taak van de hele commissie, maar het is goed om hier iemand voor aan te wijzen.
Het doel van de Passion Week is om op een laagdrempelige manier iets van het evangelie te delen met studenten om je heen. De beste manier is dat christelijke studenten bijvoorbeeld al contact hebben met niet-christelijke huisgenoten, vrienden en medestudenten en deze uitnodigen voor een talk.
Lead-up
De Lead-up is de aanloop naar de Passion Week. Deze doen jullie samen met de betrokken verenigingen. Nodig jullie verenigingen uit om mee te bidden, na te denken wie zij uit willen nodigen voor de lunch-talks. Gebruik hiervoor de gebedskaartjes. De meeste bezoekers van de Passion Weeks zijn niet de mensen die uitgenodigd worden op straat, maar die meegenomen worden door jullie verenigingsgenoten. Het is belangrijk om een relatie op te bouwen met de mensen die je uit wilt nodigen. Een bekende neem je namelijk gemakkelijker mee naar een evenement en kun je ook gemakkelijker mee napraten.
De Passion Week
Tijdens de week hebben we studenten die zichzelf kunnen koppelen aan ‘onbekenden’ die geïnteresseerd zijn en ze kunnen uitnodigen om een keer een kop koffie te doen. Dit zorgt ervoor dat het laagdrempelig is om het gesprek voort te zetten, in plaats van dat ze een kaartje in moeten vullen of een telefoonnummer krijgen van iemand die ze niet kennen.
Follow-up
De follow-up is na de Passion week en houdt een natraject in. Bijvoorbeeld nagesprekken, het samen lezen van Uncover, het doen van een Alpha cursus, het organiseren van een open kring enz. De coördinator zorgt ervoor dat er vrijwilligers zijn die vragen willen beantwoorden, gesprekken willen hebben en ook na de week met de geïnteresseerden af willen spreken.
Wanneer je een evenement gaat organiseren zoals een Passion Week, zullen er veel afspraken worden gemaakt en onderwerpen besproken worden. Het is daarom belangrijk dat er iemand is die notulen maakt en betrokkenen op de hoogte houdt. De secretaris kan bij vergaderingen notulen maken, taakverdelingen bijhouden en een (wekelijkse) infomail opstellen. Deze mail met updates over de voorbereidingen en gebedspunten kan verstuurd worden naar mensen die betrokken willen zijn zoals studenten en sponsors. Het is belangrijk dat deze persoon gedetailleerd is en de andere teamleden kan wijzen op de gemaakte afspraken. Daarnaast is het handig dat de secretaris samen met de voorzitter de agenda voor de volgende vergadering opstelt. De secretaris is namelijk op de hoogte van alles.
Taken op een rijtje:
- Notuleren tijdens de vergadering
- Taakverdelingen bijhouden
- (Wekelijkse) infomail opstellen
- Afspraken bijhouden
- Agenda opstellen met de voorzitter
Het kan zijn dat er in jouw stad net een andere verdeling van de taken is.